Es la verificación física de los bienes de la institución que se encuentran en diferentes dependencias a cargo de los funcionarios, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de Almacén e Inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la próctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuada por lo menos una vez al año.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación y por la Dirección Distrital de Contabilidad; que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo -devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros y de los bienes inmuebles, que conforman el patrimonio de las entidades Distritales, de acuerdo con las normas en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.

Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

HURTO

Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en Almacén han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparición o de ser recuperados, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos de hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.

Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos probatorios:

A. Funcionario o persona a cuyo cargo figuren los bienes; 
B. Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente inventario; 
C. Funcionario responsable del Almacén, si se trata de bienes en bodega; y 
D. Cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.

El procedimiento a seguir será el siguiente:

En caso de hurto una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informarlo por escrito a la Oficina de Inventarios o a la que haga sus veces, anexando la denuncia respectiva elevada ante las autoridades competentes, dentro de las 24 horas siguientes a los hechos, para efectos de la investigación pertinente y reclamación a la firma aseguradora.

Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenia en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará informe pormenorizado ante el responsable del Almacén y Bodega quien tramitará la reclamación ante la firma aseguradora.

El periodo de permanencia de un bien dentro de la Institución se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la entidad, sin que se modifique el titulo de propiedad adquirido inicialmente.

Durante este tiempo los bienes, pueden estar en las bodegas de la entidad bajo la custodia del responsable de Almacén y Bodega o funcionario encargado, o en servicio y en funcionamiento en una dependencia a cargo de un funcionario quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones.

TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O FUNCIONARIOS

Proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien o responsable de su uso o custodia, o ambas situaciones, para lo cual se debe tener en cuenta que estos se deberán efectuar a través de la Sección de Almacén e Inventarios y no podrán ser trasladados a otra sin que se elaboren y legalicen diligenciando el formato (original y dos Copias) diseñado por la entidad para el traslado de bienes Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos).

Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia, por daño u obsolescencia del bien, entre otros factores, sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.

Por principio, los bienes reintegrados al Almacén o Bodega deberán presentar un desgaste normal por uso, en caso de daño por caso fortuito o por acciones imputables al funcionario, será potestad del comité de bajas a partir del informe presentado por el responsable del Almacén; determinar el grado de responsabilidad que tiene el usuario y las acciones a seguir, la decisión será comunicada al funcionario, a su Jefe inmediato y a la oficina que corresponda, mediante oficio a través del responsable del Almacén y Bodega como secretario técnico del comité.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

La persona quien reintegre el bien, debe diligenciar el formato diseñado por la entidad para tal fin, donde se detalla la cantidad, tipo, código de identificación, describiendo claramente el estado y las características del bien o bienes objeto del reintegro.

De encontrar conforme el bien o los bienes, el responsable de Almacén y bodega, elabora el respectivo comprobante de entrada e informa para descargar del inventario individual respectivo, si los elementos no concuerdan se adoptará el procedimiento señalado para la reposición.

Ingresado el bien al Almacén a través de una inspección física se clasifica de acuerdo con el estado, y se opta por el proceso a seguir, reparación, baja o nueva puesta en servicio.